به‌کارگیری نرم‌افزار CRM

بیش از سه دهه است که شرکت ویکترکس در بازار ساخت محصولات پلیمری پیشتاز است. محصولات این شرکت در صنایع مختلف به عملکرد بهتر شرکت ها کمک می‌کنند. مثلاً راهکار ثبت شده مواد سبک این شرکت که قطعات صنعتی سنگین را با قطعات سبک جایگزین می‌کنند؛ به این ترتیب طول عمر ابزار و تجهیزات تولید در محیط‌های تحت فرسایش بالا، بیشتر می‌شود و به سبب نیاز کم‌تر به روغن‌کاری آن‌ها، تعداد چرخه‌های تولید نیز افزایش می‌یابد. ویکترکس در حوزه‌های دیگری مانند تولید فیلم‌های پلیمری، کامپوزیت‌ها، لوله‌ها، پوشش‌های سطح و … نیز فعالیت‌های گسترده‌ای دارد.

شرکت ویکترکس به رغم بی‌ثباتی‌های اقتصادی و تأثیرات آن بر تولیدات صنعتی، توانسته رشد درآمد سالیانه خود را محقق کند اما از سویی با وجود این عملکرد مثبت نتوانسته از تمامی فرصت‌های رشد خود بهره بگیرد. این مسئله عمدتاً به سبب استفاده از سیستم‌های قدیمی برای مدیریت ارتباط با مشتری بوده است؛ سیستم‌هایی که توانایی فراهم کردن اطلاعات به موقع و بینش‌هایی مبتنی بر هوشمندی کسب‌وکار را ندارند.

نیازمندی‌های ویکترکس

همانند بسیاری از کسب‌وکارهای در حال رشد، ویکترکس نیز با مشکل عدم کارآمدی سیستم‌های موجود برای اداره کردن امور ارتباط با مشتریان مواجه شد. گسترش فعالیت‌ها سبب شده بود سیستم‌‌هایی که پیش‌تر با گستره عملکردی کوچک‌تری طراحی شده بودند، پاسخگوی حجم کاری فعلی نباشند و به همین دلیل شرکت ویکترکس به یک بهترین نرم افزار CRM مدرن نیاز داشت.

گزارش‌گیری برای تیم ها بسیار زمان‌بر شده بود و ساخت گزارش‌های جدید مورد نیاز عملاً ناممکن بود. در صورتی که این گزارش‌ها در واقع مواردی استاندارد بودند که در (CRM) نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری های موجود در بازار بدون هیچ زحمتی یافت می‌شد.

تخصیص نیروی انسانی متخصص IT تنها برای نگهداری از سیستم نیز از مشکلات دیگر سیستم مدیریت ارتباط با مشتری قدیمی بود. این وضعیت موجب شده بود وابستگی زیادی به تیم IT ایجاد شود که محدودیت‌های زیادی را به همراه داشت. در صورت نیاز به توسعه سیستم مشکل پیچیده‌تر هم می‌شد، زیرا هر تیم مجبور بود نیازمندی‌های کسب‌وکار خود را برای تیم IT توضیح دهد که گاه پیچیدگی‌های موجود برداشت‌های نادرست ایجاد می‌‎کرد.

راه‌حل پیشنهادی

استفاده از یک CRM که در شرکت‌های ارائه دهنده راهکارهای کسب‌وکار توسعه داده شده، راه‌حلی بود که ویکترکس انتخاب کرد. با پیاده‌سازی این راهکار ویکترکس می‌توانست از امکان یکپارچگی میان بخش‌های مختلف مانند پردازش سفارش‌های فروش، صدور فاکتور و صورت‌حساب، توانایی‌های بازاریابی و گزارش‌های تحلیلی جدید بهره بگیرد. همچنین امکان مقیاس‌پذیری این سیستم تضمین شده بود؛ به بیان دیگر در صورت رشد حجم فعالیت‌ها، تغییری در کارآیی سیستم ایجاد نمی‌شد و سیستم خودش را با تغییرات تطبیق می‌داد.

از سوی دیگر شرکت‌های ارائه دهنده راهکار کسب‌وکار، راهکارهای خود را بر اساس به‌روش‌ها طراحی می‌کنند که در شرایط مشابه مورد استفاده قرار گرفته و عملکرد آن‌ها تضمین شده است. همین مسئله می‌تواند یک فرصت عالی برای بازطراحی فرایندها در جهت بهبود آن‌ها باشد.

نتایج حاصل

بینش بهتر، کنترل بیشتر

سیستم جدید به ابزارهای جدیدی برای اندازه‌گیری، مدیریت و ردیابی همه فرایندها مجهز است و قابلیت‌های استفاده از فرصت‌های کسب‌وکار را برای ویکترکس افزایش داده است. با بینشی که این سیستم در اختیار مدیران قرار داد، روندهای بازار را برای مدیران آشکار کرد و مبنای بهتری برای تصمیم‌گیری ایجاد کرد.

کاهش هزینه‌ها

پس از پیاده‌سازی CRM جدید، ویکترکس نیاز کمتری به نیروی متخصصIT داشت و سالیانه تنها از این طریق مقدار زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جوئی کرد.

به‌کارگیری در تمام شرکت

مسئله استفاده از CRM در تمام شرکت برای پشتیبانی از بخش‌های اصلی کسب‌وکار مسئله‌ای کلیدی بود. از سوی دیگر مدیریت فرایند پذیرش سیستم در تمام شرکت نیز بسیار مهم است و از آن جایی که احتمالاً با مقاومت سازمانی مواجه می‌شود، نیاز به توجه ویژه‌ای دارد.

خودکفایی

یکی از مسائلی که باید به آن توجه کرد این است که تیم داخلی به اندازه کافی آموزش ببیند و بتواند پس از پایان پروژه، مدیریت آن را بر عهده بگیرد. آموزش سیستم موجب می‌شود افراد از تمام قابلیت‌های آن به درستی استفاده کنند و بیشترین بهره را از راهکار خود ببرند.

‫مدیریت تجربه مشتری (CEM) چیست؟
 

امروزه چرخه‌های عمر محصول آن چنان کوتاه هستند که خیلی زود پس از شروع به کار یک شرکت به احتمال زیاد رقبا و تازه‌واردان هرگونه نوآوری را تقلید می‌کنند بنابراین منطق CRM در اینجا جلوه می‌کند و به کمک شرکت‌ها می‌آید. سازمان‌ها به دنبال روابط پایدار و مداوم با سودآورترین مشتریانشان هستند.  بنابراین اگر شرکت می‌خواهد در این تلاش موفق باشد باید تضمین کند که ارتباط فردی مشابهی را در طول زمان و از طریق تمامی کانال‌های ارتباطی با مشتری ادامه می‌دهد. به عبارت دیگر، ساختار و جریان فعالیت در کانال‌های مختلفی که مشتری و شرکت از طریق آنها با هم تعامل دارند، یکپارچه شوند تا کانال‌ها هم به شکل مجزا و هم جمعی به صورت مداوم ارزش را به مشتری تحویل دهند. فراهم کردن یک تجربه مشتری پایدار و یکپارچه در هر مقطع زمانی سبب اعتماد خواهد شد که آن نیز به نوبه خود ارتباطات را تقویت می‌کند و شاید سبب کسب سطوح بالاتری از فرصت و بازگشت سرمایه‌گذاری شود.

شرکت‌ها به مدیریت تجربه مشتری (Customer Experience Management) نیاز دارند زیرا یک نمای 360 درجه از مشتریان را به آنها ارائه می‌دهد. تجربه مشتری شامل تمام تعاملاتی است که از طریق انواع مختلف کانال‌های ارتباطی مانند پرتال، تلفن، پیامک، فکس، ایمیل و همچنین رسانه‌های اجتماعی با مشتریان صورت می‌گیرد.  ارائه تجربه مشتری با کیفیت بالا و در لحظه معمولا برای شرکت‌ها چالش محسوب می‌شود. با ظهور اینترنت اشیاء و دستگاه‌های پوشیدنی جمع‌آوری اطلاعات، مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات به مراتب سخت‌تر شده است.

مدیریت تجربه مشتری به این معنی است که به وسیله شناخت خوبی که از مشتری به‌دست می‌آوریم بتوانیم سلایق و علایق او را شناسایی کرده و تجربه‌ای مختص به او را برایش فراهم سازیم. بدیهی است که یافتن اطلاعاتی که بتواند در این مسیر ما را یاری کند کاری آسان نخواهد بود و مستلزم رصد کانال‌های ارتباطی و تعاملات او با سازمان است.

تجربه مشتری ارزش زیادی برای سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد از جمله:

  1. تقویت نام برند
  2. افزایش فروش به مشتریان فعلی و یافتن مشتریان جدید
  3. افزایش وفاداری مشتری به برند
  4. کاهش هزینه از طریق کاهش ریزش مشتریان
  5. افزایش تعهد کارکنان سازمان

در گام اول می‌بایست اطلاعات مشتری تکمیل شود تا شناخت اولیه از علایق و سلایق او به‌دست آید. برای این کار پروفایل مشتری در سازمانتان را می‌بایست تکمیل کنید و تمام تعاملات او را ثبت نمایید. از تماس‌ها گرفته تا فعالیت در شبکه‌های اجتماعی همه و همه اطلاعاتی هستند که در صورت ثبت و رصد آنها، کمک بسیار زیادی به سازمان‌ها خواهد کرد.

بعد از این مرحله حالا نوبت به استفاده از این اطلاعات ارزشمند می‌رسد. می‌توانید تجربه‌ی مشخصی را برای مشتریان‌تان رقم بزنید. ارائه خدمات شخصی‌سازی شده و مختص به مشتری، وفاداری به برند را در او افزایش داده و موجب رضایتمندی او خواهد شد.

یان مک الیستر، مدیر شرکت خودروسازی فورد معتقد است: «در دهه 1980 کیفیت و در دهه 1990 برند وجه تمایز بود اما در دهه 2000 تجربه مشتری عامل ایجاد تمایز و مزیت رقابتی است.»

در واقع مدیریت تجربه مشتری خواهان این است که بتواند با مدیریت ذهن مشتری نسبت به سازمان، موجب رضایتمندی او شود. به بیان دیگر وقتی مشتری با سازمان شما ارتباط برقرار می‌کند (چه حضوری و چه با روش‌های ارتباطی دیگر اعم از تلفن، پیامک، فکس، اپلیکیشن موبایل، تلگرام، شبکه‌های‌ اجتماعی و غیره) با توجه به نوع برخورد، گفتار و رفتار شما، در ذهن خود قضاوتی در مورد سازمان خواهد کرد و هدف مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برآورده کردن انتظارات و نیازهای مشتریان با بیشترین احساس رضایت در آنهاست.

اگر شرکت می‌خواهد در شکل‌گیری تصوری خاص از خود در ذهن مشتری و ساختن روابط با آنها بر اساس آن از طریق تعاملاتی که به وسیله کانال‌های ارتباطی متفاوت ایجاد می کند موفق باشد، باید پایداری و ثبات را در پیام‌هایی که توسط این مبادی ارتباطی متنوع انتقال یافته است را تضمین کند. در اینجاست که تعاملات برنامه‌ریزی بازاریابی واقعیت آنچه را که مشتری در تعامل با شرکت تجربه می‌کند را برآورده می‌سازد. تجربه مشتری شرکت احتمالا ترکیبی شکل گرفته از طریق استفاده از انواع کانال‌های ارتباطی مختلف خواهد بود. برای مثال، بر مبنای این خواهد بود که چگونه تماس مشتری هنگامی که با شرکت تماس می‌گیرد، اداره و مدیریت می‌شود، پردازش سفارش‌های آنها چقدر کارا است، تا چه میزان به شکایات آنها رسیدگی می‌شود و اینکه آیا کارمندان شرکت به حرف‌های او گوش می‌دهند و توجهی دارند یا که خیر.

مدیریت تجربه مشتری (CEM) به یک استراتژی مهم برای کسب‌وکارهای امروزی تبدیل شده است. نتایج یک تحقیق گسترده بیانگر این است که 86 درصد از مصرف‌کنندگان به دلیل تجربه مشتری بد دیگر با آن شرکت کار نمی‌کنند بنابراین همین آمار خود بیانگر اهمیت مدیریت تجربه مشتری محسوب می‌شود. جنبه‌های زیادی در کسب تجربه کامل و ممتاز وجود دارد. شاید مهم‌ترین جنبه، دانش عمیقی از نیازهای مشتری و اهمیت تضمین این که CRM در کسب‌وکار، یک منش میان وظیفه‌ای است، باشد.

مدیریت تجربه مشتری می‌تواند مزایای باورنکردنی برای شرکت‌ها به همراه داشته باشد. مدیریت تجربه مشتری به شما کمک خواهد کرد تا داده‌های عظیمی را برای شرکت‌ها به ارمغان بیاورید. گزارش‌هایی حاوی جزئیات که به شرکت‌ها برای پیش‌بینی آینده کسب‌وکارشان کمک شایانی خواهد کرد. اینکه شما بدانید محصولاتتان چگونه توسط مشتریان خریداری شده است؟ آیا آنها تمایلی دارند که از طریق فروش آنلاین از شما خریداری کنند؟ آیا تولید اپلیکیشن موبایل و تبلت به آنها کمکی خواهد کرد؟ و جواب صدها سؤال دیگر که به‌راحتی می‌توانند دید بهتری به شما برای پیشرفت سازمانتان بدهند.